Buitenevenementen zijn een groeiende trend, en dat is geen toeval. Dit soort bijeenkomsten stelt merken en bedrijven in staat om op een veel persoonlijkere, natuurlijkere en ontspannen manier contact te maken met het publiek, klanten en medewerkers.
Buitenlocaties bieden talloze mogelijkheden, vooral in de lente- en zomermaanden, wanneer de temperaturen aangenaam zijn en er veel daglicht is. Zowel bedrijfsevenementen, promotionele beurzen als informele vieringen zijn voorbeelden van evenementen die vrijwel gegarandeerd succes bieden wanneer de perfecte buitenlocatie wordt gekozen.
Waarom zou ik mijn evenement buiten organiseren?
Festiviteiten, campagnes en bijeenkomsten in openlucht bieden belangrijke strategische voordelen op organisatorisch, emotioneel en imago niveau voor merken.
Enerzijds creëren ze een ontspannen en authentieke sfeer, die spontane deelname bevordert en de interactie tussen aanwezigen vergemakkelijkt. Zo ontstaan er meer oprechte en natuurlijke connecties, los van de formele sfeer van kantoren, bedrijven en vergaderruimtes.
Anderzijds bieden buitenlocaties meer flexibiliteit in de inrichting en het gebruik van de ruimte, omdat er geen fysieke beperkingen zijn zoals bij binnenlocaties. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van routes, het creëren van themagebieden, relax zones of groepsactiviteiten, afgestemd op je doelgroep en het doel van het evenement.
Ook op het gebied van communicatie kunnen buitenevenementen bepaalde waarden van je merk versterken, zoals duurzaamheid, welzijn of verbondenheid met de natuur. Zo wordt een menselijk en bewust imago geprojecteerd, iets dat door het publiek vandaag sterk wordt gewaardeerd.
Daarnaast kun je optimaal gebruik maken van natuurlijke elementen: zonlicht, frisse lucht en het landschap zorgen voor comfort en decoratie zonder dat er grote investeringen worden gemaakt. In veel gevallen wordt de locatie zelfs een belangrijke factor van het evenement, doordat ze deel uitmaakt van de ervaring en deze nog meeslepender maakt.
Tot slot zorgen evenementen in de buitenlucht op de lange termijn voor meer zichtbaarheid en impact. Doordat er kwalitatieve foto´s gemaakt kunnen worden, krijgen ze meer aandacht op social media kanalen en bereiken ze een groter publiek.
Een buitenfestiviteit organiseren: 6 tips om te onthouden
Hoewel er veel voordelen zijn, brengt het organiseren van een buitenevenement ook een aantal uitdagingen met zich mee. Die kun je overwinnen met een goede planning en door rekening te houden met details. Hier zijn zes essentiële tips:
- De juiste locatie maakt het verschil: Zorg ervoor dat de plek waar je het evenement organiseert écht aansluit bij je wensen en doelstellingen. Denk aan voldoende capaciteit voor alle genodigden, ruimtes die passen bij het type activiteit, en indien mogelijk, een buitenruimte. Zelfs in de winter! Om de perfecte locatie te vinden, raden we aan gebruik te maken van zoekplatforms voor evenementenlocaties. Dankzij handige filters kun je snel selecteren op bijvoorbeeld grootte, sfeer of voorzieningen, en zo de ideale plek vinden.
- Houd rekening met het weer: Het weer is cruciaal. Check op tijd de voorspellingen en maak altijd een plan B, want het weer kan onvoorspelbaar zijn. In warme maanden zijn schaduwplekken, ventilatoren of vernevelaars aan te raden; in koudere maanden zijn overkappingen, paraplu’s of heaters nodig. Een stap voor zijn kan het verschil maken tussen een geslaagd evenement en ééntje dat snel vergeten wordt.
- Zorg voor comfort: Zorg voor vers water, snacks, voldoende zitplekken en – indien nodig – zonnebrand of dekentjes. Aandacht voor detail straalt professionaliteit uit en zo wordt het merk verbonden op een positieve manier.
- Let op esthetiek en techniek: Verlichting, geluid en decoratie moeten bestand zijn tegen weersinvloeden. Een slimme inzet van geluid, licht en duidelijke routeaanduiding transformeert een eenvoudige locatie tot een betekenisvolle plek die het imago van je bedrijf versterkt.
- Logistiek en vergunningen: De praktische aspecten zijn minstens zo belangrijk als de rest. Denk hierbij vooral aan toegankelijke en comfortabele ingangen voor alle doelgroepen, voldoende toiletten voor de aanwezigen (eventueel mobiel), duidelijke afvalpunten en de algemene veiligheid van het evenement. Vindt het evenement plaats op een openbare locatie? Vergeet dan niet om tijdig de gemeentelijke vergunningen aan te vragen en de plaatselijke regelgeving na te gaan.
- Verras je gasten met een exclusief geschenk: Een ander detail dat het verschil maakt, is het uitdelen van een gepersonaliseerde kit aan de aanwezigen, met praktische producten die speciaal voor het evenement zijn ontworpen en bovendien tijdens de dag zelf gebruikt kunnen worden. Deze geschenken verbeteren niet alleen de ervaring, maar versterken ook je branding. En wanneer je ze bovendien presenteert in een verzorgde verpakking, verandert een eenvoudig geschenk in een blijvende herinnering die direct aan jouw merk wordt gekoppeld.
- Respecteer het milieu: Tot slot zijn evenementen in de buitenlucht een uitstekende kans om het ecologische engagement en de duurzame waarden van je bedrijf te versterken. Gebruik milieuvriendelijk bestek, herbruikbare flessen en goed zichtbare afvalscheidingsbakken. We raden ook aan om te kiezen voor lokale leveranciers. Daarnaast is het essentieel om ervoor te zorgen dat de locatie na afloop van het feest of de presentatie volledig schoon wordt achtergelaten.
Is het mogelijk mijn evenement buiten te organiseren?
Bijna elk evenement kan in de buitenlucht plaatsvinden, zolang je het aanpast aan de locatie. Toch zijn er een aantal soorten evenementen die zich bij uitstek lenen voor een setting in de openlucht.
Bijvoorbeeld, Team buildings en bedrijfsevenementen vinden in de buitenlucht het perfecte decor. Deze activiteiten zijn immers gericht op het versterken van de teamspirit en vertrouwen binnen het team. Denk aan groepsspelen, uitdagingen, sportieve circuits of creatieve workshops in de openlucht, allemaal ontworpen om even los te komen van de dagelijkse werkstress en de communicatie tussen collega’s te verbeteren, ver weg van de kantoormuren.
Ook bij productlanceringen of campagnes rond merkzichtbaarheid kiezen steeds meer bedrijven voor buitenlocaties. De reden? Buiten beleef je alles intenser: de zintuigen worden meer geprikkeld, wat ervoor zorgt dat het product of de boodschap automatisch gelinkt wordt aan positieve emoties.
Daarnaast zijn er tal van buiten georganiseerde evenementen zoals vakbeurzen, ambachtelijke markten, muziekfestivals of culinaire bijeenkomsten. Zulke gelegenheden trekken een breed publiek en bieden bedrijven en instellingen de kans om zowel hun naamsbekendheid te vergroten als commerciële relaties aan te knopen. Doordat ze plaatsvinden in open ruimtes, ogen ze toegankelijker en inclusiever voor iedereen.
Ook sportieve bijeenkomsten zoals toernooien, loopevenementen, sportdagen of fitnessactiviteiten worden bijna altijd buiten georganiseerd. Ze stimuleren actief deelnemen en promoten een gezonde levensstijl, en vragen daarbij om ruime locaties met zones voor deelnemers, catering, EHBO en toeschouwers.
Zelfs officiële gelegenheden kiezen steeds vaker voor een openluchtformule. Denk aan jubilea, prijsuitreikingen, herdenkingen of andere ceremoniële momenten. Of het nu plaatsvindt in een tuin, op een binnenplaats of in een openbaar park, het zorgt voor een warme en toegankelijke sfeer die het imago van het bedrijf versterkt en de band met klanten, collega’s of samenwerkingspartners verdiept.
Tot slot zijn gezinsgerichte bedrijfsevenementen een klassiek voorbeeld van outdoor events. Bij deze informele dagen draait alles rond het samenzijn met de families van werknemers: met picknicks, barbecues, kinderspelen en activiteiten voor alle leeftijden. Ze verhogen de motivatie, versterken de loyaliteit en dragen bij aan een sterk gevoel van verbondenheid binnen het team.
Ideeën voor corporate merchandising bij buitenevenementen
Als ze goed worden benut, zijn openluchtevenementen een uitstekende kans om een consistent merkimago uit te stralen en je branding op een praktische en subtiele manier te versterken.
Concreet zijn ze de perfecte kans om merchandising te geven die professionaliteit, oog voor detail en betrokkenheid bij het welzijn van de aanwezigen uitstraalt. Gepersonaliseerde producten hoeven bovendien niet alleen als geschenk te dienen, ze kunnen ook deel uitmaken van de aankleding of decoratie van het evenement. In beide gevallen fungeren ze als krachtige communicatiemiddelen.
We hebben een selectie toffe producten voor je klaarstaan die eigenlijk niet mogen ontbreken als je een buitenevent organiseert en indruk wilt maken:
- Herbruikbare bekers: Ideaal om drankjes in te serveren bij aankomst, op tafels te plaatsen of bij drankstations. Ze zijn duurzaam, handig én zorgen ervoor dat jouw logo letterlijk in ieders hand is.
- Flessen en thermoskannen: Geef ze mee bij aankomst of voeg ze toe aan een welkomstpakket. Perfect om jouw merk te koppelen aan duurzaamheid en zorg voor de gasten. Ze houden drankjes koel in de zomer en warm in de winter, en zorgen dat iedereen goed gehydrateerd blijft.
- Petjes of hoeden: Ze beschermen tegen de zon, creëren een uniforme uitstraling en vallen op in foto’s en video’s. Petten geven een sportieve look, terwijl hoeden juist een feestelijke en originele sfeer uitstralen. Ook buiten het event blijven ze bruikbaar.
- Dekens: Voor koudere dagen of evenementen in de avond. Je kunt ze op stoelen leggen of uitdelen tijdens het evenement. Ze zorgen voor comfort en associëren jouw merk met warmte en zorgzaamheid.
- Waaiers: Een klassieker bij buitenevenementen in de zomer. Groot bedrukbaar oppervlak en vaak nog lang daarna in gebruik. Een slimme giveaway met blijvende zichtbaarheid.
- Picknick benodigdheden: Bestek, picknickkleden, koeltassen… Onmisbaar als er buiten gegeten wordt. Ze verbeteren de beleving, stralen organisatie uit en onderstrepen jouw duurzame imago.
- Barbecues: Laat de barbecues zelf bedrukken! Een originele manier om jouw logo letterlijk in het middelpunt van de gezelligheid te zetten.
- Opvouwbare stoelen: Zorgen voor zitcomfort bij langere events en dragen bij aan een ontspannen sfeer. Extra voordeel: jouw merk blijft continu in beeld.
- Spelmaterialen zoals ballen of frisbees: Perfect voor families en teamactiviteiten. Ze brengen mensen samen en zorgen voor een losse, gezellige vibe, met jouw merk erbij.
Voor nog meer tips: lees ons artikel over cadeau-ideeën voor evenementen!
En als ik mijn evenement liever binnen organiseer?
Het grote verschil tussen binnen- en buitenevenementen is de voorspelbaarheid. Binnen heb je controle over de temperatuur, akoestiek en verlichting. Visueel zijn ze echter minder aantrekkelijk en stralen ze meer formaliteit uit. Dit is precies wat je bij informele, verbindende evenementen vaak wilt vermijden.
Om je te helpen de verschillen beter te begrijpen en te visualiseren, hebben we een vergelijkende tabel opgesteld met enkele van de meest relevante kenmerken en aspecten van beide evenementvormen.
| Aspecten | Buitenevenementen | Binnenevenementen |
|---|---|---|
| Sfeer | Natuurlijk, ontspannen en visueel sterk | Formeel, gestructureerd en gecontroleerd |
| Capaciteit | Flexible capaciteit | Beperkte capaciteit, afhankelijk van de zaal |
| Weersomstandigheden | Afhankelijk van het weer, plan b nodig | Voorspelbaar en beschermd tegen het weer |
| Investering | Lagere kosten voor licht, ventilatie en decor | Vereist onderhoud |
| Organisatie en houding | Dynamisch, spontane interactie | Gepland en gestuurd |
| Imago | Natuurlijk, duurzaam, modern | Professioneel, technisch, zakelijk |
Kortom: Beide soorten evenementen hebben hun voordelen, maar als je emoties wilt oproepen, je zichtbaarheid wilt vergroten en verbinding met je publiek zoekt, dan bieden buitenevenementen eindeloze mogelijkheden.